Kodeks postępowania i etyki w biznesie

Wersja: sierpień 2020

Firma Kelly Services, Inc i/lub jakakolwiek firma podlegająca bezpośredniej lub pośredniej kontroli firmy Kelly Services, Inc (cała grupa zwana dalej łącznie „firmą”) dokłada wszelkich starań, aby jej pracownicy postępowali zawsze we właściwy sposób, zgodny z prawem, etyczny i uczciwy, wywiązując się ze wszelkich zobowiązań prawnych oraz przestrzegając zarówno litery, jak i ducha naszych zasad biznesowych i przepisów prawa obowiązujących w krajach, w których prowadzi swoją działalność. Szczycimy się prowadzeniem działalności biznesowej w sposób uczciwy i szanujemy wartość etycznego postępowania w biznesie. Zarząd firmy („zarząd”) przyjął niniejszy Kodeks postępowania i etyki w biznesie („kodeks”), obowiązujący jego członków oraz każdego pracownika firmy niezależnie od stanowiska, kraju, jednostki biznesowej i spółki zależnej.

Kodeks ma na celu pomoc w rozpoznawaniu i rozwiązywaniu problematycznych kwestii etycznych, powstrzymywaniu niewłaściwych działań, udostępnianiu mechanizmów zgłaszania wszelkich wątpliwości i obaw, promowaniu uczciwego i etycznego postępowania, terminowym składaniu sprawozdań i wydawaniu komunikatów zawierających pełne oraz rzetelne informacje, przestrzeganiu stosownych przepisów prawa, regulaminów i regulacji, a także ma za zadanie sprzyjać budowaniu kultury uczciwości i odpowiedzialności za swoje postępowanie. 

Każdy z nas ma obowiązek zachowywać się w profesjonalny sposób oraz dopilnować, aby nasi dostawcy, agenci i przedstawiciele byli świadomi ciążących na nich zobowiązań, by przestrzegać prawa, norm etycznych oraz litery i ducha niniejszego kodeksu. Zajmowanie w firmie kierowniczego stanowiska oznacza przyjęcie dodatkowego zestawu obowiązków. Nasza kadra kierownicza w dużej mierze kształtuje wartości i kulturę firmy Kelly.  Oczekujemy, że osoby na stanowiskach kierowniczych będą wprowadzały w życie wartości firmy Kelly, dawały innym przykład swoim postępowaniem, wykazywały się aktywnym zaangażowaniem na rzecz przywództwa i pracy zespołowej, kształtowały atmosferę otwartości, w której pracownicy mogą swobodnie zadawać pytania i zgłaszać nieprawidłowości oraz podejmowały niezwłoczne działania w sytuacjach, w których dojdzie do naruszenia kodeksu, naszych zasad lub przepisów prawa.

Żaden kodeks ani zasady nie uwzględniają wszelkich możliwych scenariuszy. Kodeks ma służyć jako wskazówka przy podejmowaniu decyzji, które nie zawsze są łatwe.  W złożonych sytuacjach pracownicy powinni dokładnie rozważyć dostępne możliwości postępowania. Zachęcamy pracowników, aby zwracali się do swoich przełożonych lub innych kierowników z pytaniami dotyczących konkretnych sytuacji, mogących podlegać zapisom kodeksu.  Pracownicy mogą również kierować swoje pytania do wiceprezesa ds. audytów wewnętrznych, głównego radcy prawnego lub działu kadr albo skorzystać z firmowego programu zgłaszania problemów dotyczących etyki i postępowania w biznesie. Każdy z nas powinien poświęcić chwilę, aby zapoznać się z treścią kodeksu oraz nauczyć się stosować jego zapisy w praktyce. Każdy z nas ma obowiązek potwierdzić zapoznanie się z zapisami kodeksu w momencie podejmowania pracy w firmie, a następnie odnawiać ten certyfikat co roku.

Konflikt interesów 

Konflikt interesów ma miejsce wtedy, gdy osobisty interes jednostki koliduje w jakikolwiek sposób z interesem firmy bądź sprawia takie pozory Każdy z nas ma obowiązek postępować uczciwie oraz unikać wszelkich relacji lub działań mogących wpływać na naszą zdolność do podejmowania obiektywnych i uczciwych decyzji służbowych podczas realizowania obowiązków. To, jak postępujemy w pracy, rzutuje na wizerunek naszej firmy i zaufanie, jakim obdarzają nas klienci, obecni i potencjalni pracownicy, kontrahenci oraz dostawcy. Starając się unikać konfliktów interesów, demonstrujemy tym samym nasze zaangażowanie na rzecz wspierania kultury uczciwości w firmie Kelly. Mamy też obowiązek dołożyć starań, aby unikać nawet pozorów konfliktów interesów, które mogą nadszarpnąć zaufanie do naszej firmy lub zaszkodzić jej reputacji, również w sytuacji, w której nie zaistniał żaden rzeczywisty konflikt interesów ani nie doszło do niestosownego postępowania.

Niniejszy kodeks nie jest w stanie pomieścić wyczerpującej listy sytuacji prowadzących do powstania konfliktu interesów. Do najczęstszych konfliktów, których powinniśmy unikać, należą następujące sytuacje:

  • uzyskanie osobistej korzyści przez pracownika lub członka jego rodziny w związku z pozycją zajmowaną w firmie (przez „członka rodziny” rozumie się małżonka, rodziców, dzieci, rodzeństwo — biologiczne, przysposobione lub spowinowacone — a także wszystkie osoby zamieszkujące we wspólnym gospodarstwie domowym);
  • zatrudnienie poza firmą (praca dodatkowa) w przedsiębiorstwie będącym konkurentem, partnerem biznesowym, klientem lub dostawcą firmy;
  • świadome podejmowanie jakichkolwiek działań niezgodnych z najlepiej pojętym interesem firmy lub mogących zaszkodzić relacjom firmy z innymi osobami lub podmiotami, z który firma nawiązała bądź zamierza nawiązać relacje biznesowe lub umowne;
  • przyjmowanie wynagrodzenia lub korzyści finansowych w dowolnej formie, w tym w postaci pożyczek, od podmiotów innych niż firma Kelly, mogących wpływać na wykonywanie obowiązków służbowych (dotycz to zwłaszcza wynagrodzeń od podmiotów utrzymujących jakiekolwiek relacje z firmą Kelly);
  • oferowanie lub przyjmowanie upominków od osób współpracujących z firmą bądź przyjmowanie ich od takich osób, w sytuacjach, w których upominek ma na celu wywarcie wpływu na służbowe postępowanie obdarowanej osoby lub mógłby stwarzać pozory niestosownego postępowania. 

Wszelkie sytuacje, które mogą skutkować rzeczywistym lub potencjalnym konfliktem interesów, należy niezwłocznie zgłaszać wiceprezesowi ds. audytów wewnętrznych lub głównemu radcy prawnemu. Musimy unikać sytuacji, które mogą prowadzić do konfliktu interesów, jednak niezwłoczne ujawnianie ich pomaga zapewnić, że nigdy nie dojdzie do niewłaściwego postępowania w ramach żadnego z naszych kontaktów biznesowych. Konflikt interesów nie musi oznaczać naruszenia kodeksu, jednak nieujawnienie takiej sytuacji stanowi jego naruszenie.

Członkowie zarządu i dyrektorzy wykonawczy muszą zgłaszać wszelkie potencjalne konflikty interesów komisji audytowej w celu ich wyjaśnienia lub zatwierdzenia.

Przeciwdziałanie łapownictwu i korupcji

Szczycimy się tym, że prowadzimy naszą działalność uczciwie i zgodnie ze wszelkimi przepisami prawa obowiązującymi w krajach, w których firma Kelly jest obecna. Każdy z nas ma obowiązek przestrzegania wszystkich obowiązujących przepisów antyłapówkarskich i antykorupcyjnych, w tym między innymi amerykańskiej ustawy o zagranicznych praktykach korupcyjnych (ang. Foreign Corrupt Practices Act, „FCPA”), brytyjskiej ustawy o łapownictwie (ang. Bribery Act), francuskiej ustawy 2016-1691 („ustawa Sapin II”), a także przepisów o przeciwdziałaniu korupcji i łapownictwa obowiązujących w innych krajach. Nie wolno przekazywać, obiecywać, oferować ani autoryzować płatności z tytułu jakichkolwiek wartościowych przedmiotów, niezależnie od ich wielkości, żadnemu dostawcy, sprzedawcy, klientowi, pracownikowi rządowemu ani innej osobie w celu wywarcia niewłaściwego wpływu na decyzję, zapewnienia korzyści, uniknięcia niekorzystnej sytuacji bądź nawiązania lub utrzymania współpracy biznesowej.  Dodatkowe informacje można znaleźć w zasadach przeciwdziałania łapownictwu i korupcji, które zawierają rozdziały dotyczące prezentów i rozrywek.  Przykładami wartościowych przedmiotów wykorzystywanych jako łapówki mogą być darowizny na cele charytatywne, gotówka, zwrot kosztów podróży, prezenty, oferty rozrywki lub jakiekolwiek inne przedmioty mające wartość dla odbiorcy.  Ponadto firma nie akceptuje nielegalnych prowizji. Terminem tym określa się zwrot kwoty otrzymanej (lub która ma być otrzymana) tytułem umowy celem ułatwienia lub nawiązania współpracy biznesowej.   

Nie wolno przekazywać, obiecywać, oferować ani autoryzować wręczania jakichkolwiek wartościowych przedmiotów, niezależnie od ich wielkości, żadnemu dostawcy, sprzedawcy, klientowi, pracownikowi rządowemu ani innej osobie w celu wywarcia niewłaściwego wpływu na decyzję, zapewnienia korzyści, uniknięcia niekorzystnej sytuacji bądź nawiązania lub utrzymania współpracy biznesowej. Przykładami wartościowych przedmiotów wykorzystywanych jako łapówki mogą być darowizny na cele charytatywne, gotówka, zwrot kosztów podróży, prezenty, oferty rozrywki lub jakiekolwiek inne przedmioty mające wartość dla odbiorcy. Ponadto firma nie akceptuje nielegalnych prowizji. Terminem tym określa się zwrot kwoty otrzymanej (lub która ma być otrzymana) tytułem umowy celem ułatwienia lub nawiązania współpracy biznesowej. Dodatkowe informacje i przykłady tych standardów można znaleźć w firmowych zasadach przeciwdziałania łapownictwu i korupcji.

Naruszenie przepisów antyłapówkarskich lub antykorupcyjnych może mieć poważne konsekwencje zarówno dla firmy, jak i osób zaangażowanych. Należą do nich możliwość zasądzenia wysokich grzywien i kar finansowych, odszkodowań cywilnych oraz sankcji karnych. W wielu jurysdykcjach naruszenie przepisów antyłapówkarskich i antykorupcyjnych może również wiązać się z długotrwałym pozbawieniem wolności. Każdy z nas ma obowiązek odbyć zapewniane przez firmę szkolenie dotyczące i przeciwdziałania łapownictwu i korupcji oraz corocznie potwierdzać swoje zobowiązanie do przestrzegania zasad przedstawionych w szkoleniu, zasadach i niniejszym kodeksie.

Wszelkie podejrzewane naruszenia należy niezwłocznie zgłaszać wiceprezesowi ds. audytu wewnętrznego, głównemu radcy prawnego lub działowi prawnego Kelly Services (pod adres Mailbox Employment Law employlaw@kellyservices.com) lub telefonicznie pod numerem +1 248.244.4555 albo za pośrednictwem programu zgłaszania problemów dotyczących etyki i postępowania w biznesie Kelly Services pod numerem 877.978.0049 lub na stronie https://www.integrity-helpline.com/kellyservices.jsp w Stanach Zjednoczonych albo w Europie, https://www.financial-integrity.com/kellyserviceseu.jsp. Można także skorzystać z numerów infolinii zamieszczonych w kodeksie postępowania i etyki w biznesie.

Obrót papierami wartościowymi na podstawie informacji wewnętrznych 

Osobom mającym dostęp do istotnych, niepublicznych informacji nie wolno używać ani udostępniać tych informacji do celów obrotu papierami wartościowymi („obrót papierami wartościowymi na podstawie informacji wewnętrznych”) ani do żadnych innych celów z wyjątkiem realizowania zadań służbowych. Osobom dysponującym istotnymi informacjami niepublicznymi nie wolno obracać papierami wartościowymi firmy Kelly (akcjami zwykłymi klasy A lub B) oraz innymi opcjami lub uprawnieniami; nie wolno im również przekazywać takich informacji innym. Aby dana informacja kwalifikowała się jako informacja wewnętrzna, musi być ona zarówno istotna (oznacza to, że rozsądny inwestor uznałby ją za ważną, ponieważ prawdopodobnie zmieniłaby postrzeganą wartość papieru wartościowego), jak i niepubliczna. Do przykładów istotnych informacji poufnych należą między innymi informacje o fuzjach, przejęciach lub zbyciach, wyniki i prognozy finansowe, informacje o nowych produktach lub usługach, nietypowe transakcje lub oferty, zgłoszenia upadłości, zmiany w zarządzie i na stanowiskach kierowniczych, zmiany firm księgowych oraz nieoczekiwane wyniki finansowe lub ich korekty. Firma Kelly przyjęła Zasady dotyczące obrotu papierami wartościowymi na podstawie informacji wewnętrznych zawierające procedury mające zastosowanie do wszystkich pracowników, a także specjalne procedury regulujące postępowanie członków zarządu firmy, dyrektorów wykonawczych oraz innych kluczowych pracowników („osoby objęte ograniczeniami”). Ten dokument został również opublikowany w witrynie internetowej firmy Kelly i jest okresowo przesyłany osobom objętym ograniczeniami w związku z obowiązkiem poświadczania zgodności z nim.

Możliwości korporacyjne 

Każdy z nas ma obowiązek działać na rzecz realizowania legalnych celów biznesowych firmy. 
Nie wolno:

  • wykorzystywać do własnych celów ani umożliwiać innym korzystania z możliwości odkrytych przy użyciu mienia lub informacji należących do firmy oraz swojego stanowiska służbowego; 
  • wykorzystywać pracowników, mienia, informacji lub stanowisk służbowych do osiągania osobistych korzyści ani
  • konkurować z firmą, bezpośrednio lub pośrednio, o dostęp do możliwości biznesowych. 

Poufność informacji i poszanowanie prywatności

Na firmie Kelly spoczywa zobowiązanie zapewnienia integralności, dostępności i poufności informacji i systemów informatycznych należących do firmy oraz powierzonych im przez klientów, obecnych i potencjalnych pracowników, kontrahentów i dostawców. W związku z tym każdy z nas jest zobowiązany w ramach swoich obowiązków służbowych chronić dane i systemu przed użyciem w niedozwolony sposób, ujawnieniem, modyfikacjami, zniszczeniem lub utratą, przestrzegając obowiązujących w firmie zasad ochrony prywatności dostępnych pod adresem https://www.kellyservices.com/global/privacy-statement/, a także zasad dotyczących bezpieczeństwa informacji.

Informacje poufne i prywatne obejmują dane osobowe oraz nieupublicznione informacje firmy. Poufne dane osobowe obejmują dane dotyczące wynagrodzeń i zarobków, numery identyfikacyjne, informacje bankowe i finansowe oraz informacje dotyczące kwestii zdrowotnych lub rodzinnych. Poufne informacje firmy, które nie zostały podane do wiadomości publicznej, obejmują plany biznesowe, cenniki lub informacje o kosztach, umowy i listy klientów, materiały ujawniające cele operacyjne lub projekty, materiały chronione prawem autorskim, badania lub strategie oraz wewnętrzne informacje finansowe, które mogą zostać wykorzystane do osiągnięcia osobistych korzyści. Korporacyjne zasady obiegu i ujawniania informacji zawierają dodatkowe szczegóły dotyczące komunikacji zewnętrznej oraz prawidłowego udostępniania informacji należących do firmy. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do tego, czy informacje poufne powinny zostać ujawnione, pracownicy powinni zwrócić się o radę do przełożonego lub przedstawiciela działu prawnego.

Zapytania od mediów i komunikacja zewnętrzna

Firma ma obowiązek dostarczać pełnych, rzetelnych i dokładnych informacji we wszystkich swoich publicznych komunikatach. Jako przedsiębiorstwo notowane na giełdzie mamy obowiązek ściśle przestrzegać zasady rzetelnego informowania (Fair Disclosure, FD) amerykańskiej Komisji Giełd i Papierów Wartościowych. Na mocy tego zobowiązania oraz zapisów Korporacyjnych zasad obiegu i ujawniania informacji pracownicy nie są upoważnieni do odpowiadania na zapytania ze strony mediów, analityków, inwestorów ani innych przedstawicieli opinii publicznej. W razie otrzymania takiego zapytania należy zanotować imię i nazwisko pytającego i niezwłocznie przekazać zapytanie do działu relacji z inwestorami.

Każdy pracownik firmy Kelly jest osobiście odpowiedzialny za wszelkie komentarze publikowane na temat oraz w imieniu firmy w mediach społecznościowych (np. w serwisie Facebook, LinkedIn, Twitter i YouTube, na blogach lub forach). Przedstawiając się w tych mediach jako pracownik firmy Kelly, pracownik podkreśla swoje powiązania z firmą, współpracownikami, przełożonymi i klientami. Dlatego też należy pamiętać, że dokonane wpisy będą dostępne publicznie, będą rzutować na wizerunek i interesy biznesowe firmy oraz nie mogą kolidować z obowiązkami służbowymi ani stwarzać konfliktu interesów między pracownikiem i firmą Kelly Services. Prowadząc komunikację zewnętrzną na temat firmy Kelly za pośrednictwem mediów społecznościowych, należy przestrzegać wytycznych zawartych za zasadach korzystania z mediów społecznościowych obowiązujących w firmie Kelly.

Ochrona aktywów firmy i prawidłowe ich użytkowanie 

Każdy z nas ma obowiązek chronić aktywa firmy i dbać, aby były używane w maksymalnie efektywny i zrównoważony sposób. Nikomu nie wolno używać aktywów firmy Kelly, łącznie z jej placówkami, wyposażeniem, mieniem, technologiami, informacjami, własnością intelektualną i marką, do osiągania osobistych korzyści. Wszyscy pracownicy są zobowiązani chronić te aktywa przed kradzieżą, utratą, zmarnowaniem lub uszkodzeniem. Nie wolno nam zawierać z konkurencją umów, które ograniczałyby handel. Wszelka forma koordynacji pomiędzy naszą firmą a konkurencją może naruszać prawo konkurencji, nawet jeśli opiera się na nieoficjalnej umowie.  W kontaktach z konkurencją nie powinniśmy nigdy omawiać takich kwestii, jak podział terytoriów lub klientów; ustalanie ceny danego produktu lub danej usługi; oferowane rabaty bądź warunki sprzedaży ani bojkotowanie określonych klientów lub dostawców.

Zarządzanie umowami

Reputacja firmy Kelly i nasze oparte na zaufaniu relacje z klientami są wynikiem wytężonych, wieloletnich starań naszych pracowników.  Podejmując zobowiązania w imieniu firmy, zawsze chcemy mieć pewność, że będziemy w stanie dotrzymać obietnic. Z tego powodu jest rzeczą niezwykle istotną, aby w każdej sytuacji, w której wiążemy firmę Kelly obowiązkiem prawnym, każdy aspekt umowy był odpowiednio zarejestrowany, zweryfikowany i zatwierdzony.  Zawierając umowę z klientem, musimy upewnić się, że uzyskaliśmy odpowiednią weryfikację i zatwierdzenia, postępując zgodnie z wytycznymi dotyczącymi podpisywania umów. W przypadku pytań dotyczących uzyskania odpowiedniej weryfikacji i zatwierdzenia umowy z klientem, należy skontaktować się z działem prawnym firmy.  

Sprawiedliwe i uczciwe postępowanie

Mamy obowiązek kierować się sprawiedliwością i uczciwością we wzajemnych relacjach oraz kontaktach z naszymi klientami, obecnymi i potencjalnymi pracownikami, a także dostawcami. Nie wolno wykorzystywać innych osób, uciekając się do manipulacji, zatajania faktów, nadużywania poufnych informacji, fałszywego przedstawiania faktów lub jakichkolwiek innych nieuczciwych praktyk.

Zachowanie w miejscu pracy

Firma Kelly dokłada starań, aby zapewniać swoim pracownikom środowisko pracy promujące poszanowanie godności każdego z nich i wzajemny szacunek oraz zgodne ze wszystkimi stosownymi przepisami w zakresie prawa pracy i praw człowieka. Pełne szacunku miejsce pracy wymaga współpracy i wsparcia ze strony każdego pracownika. Muszą oni dawać dobry przykład i unikać zachowywania się w sposób pozbawiony szacunku, w wyniku czego mogliby umyślnie lub nieumyślnie obrażać, zastraszać, zawstydzać lub poniżać inne osoby. Niestosowne zachowanie w miejscu pracy, oznaczającym również podróże służbowe i odbywające się poza godzinami pracy wydarzenia sponsorowane przez firmę, będzie skutkowało sankcjami dyscyplinarnymi, w tym potencjalnie rozwiązaniem stosunku pracy.

Staramy się wspierać środowisko pracy odzwierciedlające różnice poglądów, kultur, ras, wieku, niepełnosprawności, religii, pochodzenia narodowego, pochodzenia etnicznego, orientacji seksualnej, tożsamości/ekspresji płciowej i płci. Wierzymy, że różnorodność poglądów i pomysłów wzmacnia naszą organizację, która dzięki temu jest w stanie lepiej wprowadzać innowacje w zakresie kreatywnych rozwiązań dla naszych klientów. Firma Kelly dokłada starań, aby zapewnić poszanowanie praw kandydatów dysponujących odpowiednimi kwalifikacjami oraz swoich pracowników, niezależnie od ich rasy, koloru skóry, wieku, stanu cywilnego, statusu weterana, wyznania, pochodzenia etnicznego, informacji genetycznej, orientacji seksualnej, płci, tożsamości/ekspresji płciowej, niepełnosprawności, ciąży lub innych cech podlegających ochronie na mocy przepisów prawa. Nigdy nie podejmujemy decyzji o zatrudnieniu w oparciu o powyższe cechy podlegające ochronie na mocy przepisów prawa. Kelly zapewnia równe szanse w oparciu o umiejętności i zdolności, tak aby nasz personel odzwierciedlał różnorodność społeczności, w których działamy.  W wielu krajach realizujemy swoje prawne zobowiązanie do prowadzenia działań afirmatywnych mających na celu promowanie zatrudniania i awansowania osób o pewnych cechach chronionych prawnie. Stoimy na stanowisku, że jest to właściwa droga postępowania, przynosząca korzyści naszej firmie. 

Zgodnie z zasadami obowiązującymi w firmie Kelly przestrzegamy wszelkich stosownych przepisów prawa dotyczących zatrudniania osób niepełnosprawnych. W związku z tym nie stosujemy wobec osób niepełnosprawnych dysponujących odpowiednimi kwalifikacjami merytorycznymi żadnych praktyk dyskryminacyjnych w procedurach aplikacyjnych, praktykach zatrudniania, awansu, zwalniania, ustalania wynagrodzeń, szkoleń ani żadnych innych warunkach zatrudnienia.

Dopuszczanie się jakichkolwiek wrogich działań wymierzonych w inną osobę, w tym między innymi w jej rasę, kolor skóry, wiek, religię, pochodzenie, narodowość, grupę etniczną, płeć, orientację seksualną, tożsamość/ekspresję płciową, niepełnosprawność fizyczną lub intelektualną, stan cywilny, status weterana lub jakąkolwiek inną cechę chronioną przez prawo lokalne, stanowe lub federalne, jest surowo zabronione. Molestowanie niezależne od intencji może przybierać różne formy, od jawnych zalotów seksualnych poprzez uwagi lub żarty o podtekście seksualnym aż po obraźliwe komentarze lub gesty. Do przykładów niewłaściwego zachowania w miejscu pracy, które nie będzie tolerowane przez firmę, należą: działania werbalne, takie jak groźby, obraźliwe epitety, obelgi, obraźliwe komentarze, negatywne stereotypy lub obraźliwe żarty; działania niewerbalne, takie jak gesty, które umniejszają osobie lub grupie, obrażają lub ośmieszają ją lub też ujawniają wrogość wobec niej; rozpowszechnianie lub wyświetlanie poniżających bądź obraźliwych materiałów, takich jak plakaty, fotografie, komiksy, rysunki lub żarty, w formie pisemnej lub elektronicznej; zaloty seksualne, żądania przysług seksualnych oraz inne niechciane zachowania werbalne lub fizyczne, jeśli poddanie się takiemu działaniu stanowi warunek zatrudnienia lub jest podstawą decyzji o zatrudnieniu, a także komunikacja o charakterze seksualnym, która nie jest wykorzystywana do zgłaszania lub badania zachowań o charakterze seksualnym. Każda forma molestowania może tworzyć wrogie, zastraszające lub obraźliwe środowisko pracy i zakłócać poziom pracy. Firma Kelly wprowadziła surowe zasady dotyczące molestowania, obowiązujące w każdym kraju, w którym prowadzi swoją działalność. Owe zasady opisują zabronione zachowania oraz procedury dotyczące zgłaszania problemów i naruszeń zasad. Zasady nakreślają oczekiwania wobec osób na stanowiskach kierowniczych oraz definiują obowiązku działu kadr, prawnego i zgodności z przepisami w zakresie zgłaszania nieprawidłowości. Molestowanie może przybierać różne formy: od otwartych propozycji seksualnych po rzucane mimochodem uwagi lub żarty lub obraźliwe gesty, niezależnie od intencji dopuszczających się ich osób.

Aby uniknąć posądzeń o nepotyzm, konflikty interesów, brak poszanowania poufności informacji, niesprawiedliwe traktowanie lub wywieranie nacisków, 1) krewny pracownika, 2) osoba zamieszkująca w jednym gospodarstwie domowym z pracownikiem, 3) osoba pozostająca w uczuciowym, seksualnym lub innym związku intymnym z pracownikiem nie może zostać zatrudniona lub przeniesiona na stanowisko pozostające w relacji zależności służbowej z pracownikiem bez uprzedniej pisemnej zgody dyrektora ds. kadr („CHRO”). W sytuacji, w której między pracownikami powstanie relacja wymagająca uzyskania wspomnianej pisemnej zgody, mają oni obowiązek zgłoszenia tej sytuacji lokalnej jednostce działu kadr. W odniesieniu do dyrektorów i innych osób na wyższych stanowiskach kierowniczych i w związku z obawami, że mogą oni wywierać rzeczywisty lub pozorny wpływ na cały personel firmy Kelly Services, uprzednia pisemna zgoda CHRO jest wymagana w przypadku nawiązania relacji z dowolnym członkiem personelu firmy. Pracownicy pozostający w relacji podlegającej tym zasadom zostaną poproszeni o podpisanie oświadczenia, że nawiązali tę relację w pełni dobrowolnie, nie pod przymusem ani na skutek molestowania. Pracownicy dopuszczający się naruszeń tych zasad mogą zostać ukarani zwolnieniem z pracy.

Firma Kelly prowadzi politykę zerowej tolerancji wobec przemocy w miejscu pracy. Aby chronić naszych współpracowników i siebie, każdy z nas jest zobowiązany niezwłocznie zgłaszać wszelkie sytuacje wiążące się z przemocą, groźbami, nękaniem lub zastraszaniem. W przypadku obaw dotyczących bezpośredniego zagrożenia bezpieczeństwa (swojego lub innych osób) należy natychmiast skontaktować się z lokalnymi służbami, a w dalszej kolejności zgłosić sytuację za pośrednictwem odpowiednich kanałów wewnętrznych.

Firma Kelly dąży do zapewnienia bezpiecznego miejsca i warunków pracy, które sprzyjają zdrowiu i dobremu samopoczuciu wszystkich pracowników.  Firma wdrożyła zasady i praktyki mające na celu wspieranie tych celów oraz zapewnia zasoby i szkolenia niezbędne do zapobiegania wypadkom.  Każdy z nas ma obowiązek zwracać szczególną uwagę na otoczenie, przestrzegać wszystkich zasad i procedur bezpieczeństwa oraz zgłaszać wszelkie niebezpieczne warunki oraz urazy lub choroby związane z pracą.

Nasze zaangażowanie na rzecz utrzymania bezpiecznego miejsca pracy oznacza, że nigdy nie zgłaszamy się do pracy pod wpływem alkoholu, narkotyków lub jakichkolwiek innych substancji, które mogłyby ograniczyć naszą zdolność do bezpiecznego realizowania obowiązków. Spożywanie alkoholu lub niedozwolonych substancji psychoaktywnych podczas pracy jest zabronione, ponieważ zakłóca logiczne myślenie i ocenę sytuacji oraz może zagrozić bezpieczeństwu innych osób. Nawet niektóre leki na receptę mogą stanowić problem, jeśli wpływają na zdolność do bezpiecznego wykonywania pracy. W trakcie przyjmowania leków na receptę należy zwracać uwagę na bezpieczeństwo własne oraz osób znajdujących się w pobliżu.

Od wszystkich pracowników firmy Kelly oczekuje się, że będą pomagać w kształtowaniu środowiska pracy opartego na szacunku oraz wolnego od niedopuszczalnych zachowań i prześladowań. Wszyscy pracownicy mają wspólny obowiązek postępowania zgodnie z naszymi zasadami i wspierania pełnych szacunku zachowań w miejscu pracy.

Zrównoważony rozwój

Firma Kelly przestrzega najwyższych standardów społecznej odpowiedzialności biznesu z kulturą i wartościami zakorzenionymi w służbie, uczciwości oraz ponoszeniu osobistej odpowiedzialności za swoje działania, wyniki i reputację.  Biorąc pod uwagę liczbę naszych pracowników, klientów, dostawców i partnerów na całym świecie, zdajemy sobie sprawę z globalnego zasięgu naszych praktyk biznesowych i odpowiedzialności publicznej.

Ponosimy indywidualną i wspólną odpowiedzialność za wnoszenie wkładu w wypełnianie naszych firmowych zobowiązań dotyczących zrównoważonego rozwoju, które dokładniej opisuje nasza Firmowa polityka dotycząca zrównoważonego rozwoju. Zachęcamy do udziału w obrębie naszej organizacji oraz planujemy współpracę z zewnętrznymi udziałowcami w zakresie ciągłego działania w imieniu globalnej siły roboczej, udoskonalania naszych miejsc pracy, wywierania pozytywnego wpływu na społeczności, w których działamy, oraz zapewnienia, by nasze działania były odpowiedzialne społecznie, etycznie i środowiskowo.

Przestrzeganie przepisów prawa, regulaminów i regulacji 

Każdy z nas powinien dążyć do tego, aby nasi dostawcy, agenci i przedstawiciele byli świadomi swoich zobowiązań w zakresie przestrzegania wszystkich przepisów prawa, zasad i regulacji dotyczących firmy, w tym ustawy o praktykach korupcyjnych za granicą oraz innych przepisów antykorupcyjnych i antyłapówkarskich, przepisów prawa pracy, przepisów antymonopolowych, przepisów dotyczących wykorzystywania informacji poufnych w obrocie papierami wartościowymi, obowiązujących przepisów dotyczących zdrowia, bezpieczeństwa i ochrony środowiska, obowiązujących przepisów dotyczących ochrony i prywatności danych oraz wszystkich zasad ustanowionych przez firmę. W przypadku stwierdzenia, że jakakolwiek strona trzecia angażuje się w działania korupcyjne podczas pracy w imieniu firmy, podejmiemy szybkie i odpowiednie działania zgodnie z zasadami przeciwdziałania łapownictwu i korupcji.

Akceptowalne ryzyko

Ryzyko stanowi nieodłączny element ciągłych zmian niezbędnych do zapewnienia rozwoju i rentowności firmy. Chociaż podejmowanie ryzyka jest konieczne do ochrony dobrostanu firmy, nie zawsze jednak jest to rozsądne bądź wskazane. Nie będziemy tolerować działań sprowadzających nieuzasadnione zagrożenie na naszych pracowników lub inne osoby, narażających na szwank kondycję finansową firmy lub niezgodnych z jej charakterem i wartościami. Popieramy natomiast podejmowanie akceptowalnego ryzyka po starannym rozważeniu sytuacji, umożliwiającego osiągnięcie stosownych korzyści. Rozumiemy fakt, że nie wszystkie podjęte z rozmysłem decyzje dotyczące ryzyka będą miały korzystne skutki.

Oczekujemy, że wszyscy pracownicy firmy Kelly w swojej codziennej pracy będą postępować zgodnie z tymi zasadami, przedstawionymi w oświadczeniu firmy Kelly na temat akceptowalnego ryzyka oraz dodatkowych wskazówkach.

Przeciwdziałanie handlowi ludźmi i niewolnictwu

Firma Kelly prowadzi politykę zerowej tolerancji wobec wszelkich form handlu ludźmi i powiązanych z nimi działań. Firma Kelly dokłada starań, aby chronić wszystkich, w tym swoich bieżących i potencjalnych pracowników, przed handlem ludźmi. Oświadczenie dotyczące polityki firmy Kelly wobec handlu ludźmi i niewolnictwa jest dostępne w korporacyjnej witrynie internetowej pod adresem https://www.kellyservices.com/global/sectionless-pages/human-trafficking-policy/. 

Zasięganie pomocy i zgłaszanie nieprawidłowości

W razie wątpliwości co do najlepszego sposobu działania w danej sytuacji pracownicy powinni omówić tę kwestię z przełożonym, przedstawicielem działu kadr, przedstawicielem działu prawnego lub innym odpowiednim personelem.

Firma Kelly docenia zgłaszanie nieprawidłowości przez pracowników. Faktyczne lub podejrzewane naruszenia przepisów prawa, regulaminów lub regulacji mających zastosowanie do firmy Kelly, niniejszego kodeksu bądź zasad obowiązujących w firmie należy niezwłocznie zgłosić za pośrednictwem programu zgłaszania naruszeń kodeksu postępowania i etyki w biznesie firmy Kelly Services pod numerem 877 978 0049lub w witrynie internetowej https://www.integrity-helpline.com/kellyservices.jsp (w Europie: https://www.financial-integrity.com/kellyserviceseu.jsp). W zależności od obowiązujących przepisów prawa, pracownicy mogą mieć możliwość anonimowego zgłaszania nieprawidłowości w ramach wspomnianego programu. Stosowanie jakichkolwiek działań odwetowych bądź nękanie i prześladowanie członka zarządu, dyrektora lub pracownika składającego zgłoszenie w dobrej wierze jest surowo zabronione i będzie skutkować podjęciem działań naprawczych, z rozwiązaniem stosunku pracy włącznie. Ponadto żadne zapisy niniejszego kodeksu, zasad firmy ani umów nie zabraniają nikomu zgłoszenia możliwego naruszenia przepisów prawa bądź regulacji ani dokonania innego podlegającego ochronie ujawnienia informacji agencji lub podmiotowi publicznemu bez uprzedniej zgody firmy.

Firma ma obowiązek niezwłocznie przeprowadzić dochodzenie w sprawie wszelkich zgłoszonych faktycznych lub potencjalnych naruszeń niniejszego kodeksu. Jeśli pracownik uważa, że jego zgłoszenie nieprawidłowości nie zostało odpowiednio potraktowane, powinien postępować zgodnie z opisanym powyżej programem zgłaszania naruszeń kodeksu postępowania i etyki w biznesie lub skontaktować się bezpośrednio z wiceprezesem ds. audytów wewnętrznych bądź głównym radcą prawnym.

Poszukiwanie rady, zgłaszanie nieprawidłowości lub niestosownego postępowania jest słusznym działaniem. Firma Kelly dokłada starań, aby umożliwić pracownikom zgłaszanie nieprawidłowości lub niestosownego postępowania bez obaw o działania odwetowe. Z tego względu działania odwetowe, nękanie lub prześladowanie członka zarządu, dyrektora bądź pracownika za zgłoszenia dokonane w dobrej wierze lub udział w dochodzeniu nigdy nie będą tolerowane. Mianem działań odwetowych określa się zazwyczaj działania mające na celu pogorszenie sytuacji zawodowej pracownika lub warunków jego zatrudnienia. Wobec pracowników dopuszczających się działań odwetowych zostaną wyciągnięte konsekwencje dyscyplinarne, z rozwiązaniem stosunku pracy włącznie. Jeśli pracownik podejrzewa, że on lub ktoś inny stał się ofiarą działań odwetowych w związku ze zgłoszeniem możliwego naruszenia prawa lub kodeksu postępowania, powinien niezwłocznie skontaktować się z głównym radcą prawnym, CHRO lub działem audytów wewnętrznych.

Każde zgłoszenie dotyczące naruszenia zasad lub przepisów prawa zostanie zbadane i udokumentowane zgodnie z zatwierdzonymi procedurami firmy Kelly. Zarejestrowanie zarzutu poważnego naruszenia przepisów lub kodeksu postępowania w naszym systemie będzie skutkowało niezwłocznym wszczęciem dokładnego, rzetelnego i obiektywnego dochodzenia. Takie dochodzenia są prowadzone przez odpowiedni personel wewnętrzny firmy lub niezależnych specjalistów we współpracy z działem prawnym, działem kadr, globalnym działem ds. bezpieczeństwa, działem ds. zgodności z przepisami oraz działem ds. audytów wewnętrznych. Pracownikom nie wolno prowadzić dochodzenia na własną rękę bez zezwolenia działu prawnego. Od wszystkich pracowników oczekujemy pełnej współpracy z osobami prowadzącymi dochodzenie oraz udzielania zgodnych z prawdą odpowiedzi na ich pytania. Niewywiązanie się z tego obowiązku będzie skutkowało sankcjami dyscyplinarnymi, z rozwiązaniem stosunku pracy włącznie. Tam, gdzie jest to możliwe i dozwolone, będziemy starać się informować osobę zgłaszającą o postępach i wynikach dochodzenia, nie mamy jednak takie obowiązku. Jeśli w wyniku dochodzenia okaże się, że występuje konieczność wdrożenia działań naprawczych, ustalimy właściwe kroki, które należy podjąć (łącznie z krokami prawnymi, jeśli będzie to konieczne), aby powstrzymać dalsze naruszanie przepisów lub zasad, usunąć zaistniały problem lub ograniczyć prawdopodobieństwo jego ponownego wystąpienia.

Aktywność poza firmą

Z zastrzeżeniem ograniczeń nakładanych przez niniejszy kodeks, każdy pracownik ma prawo angażować się w aktywność poza firmą, pod warunkiem że takie działania nie będą kolidować z wykonywaniem obowiązków służbowych ani interesem firmy. Jeśli taka aktywność poza firmą ma kontrowersyjny lub wrażliwy charakter, zaleca się, aby przed jej podjęciem pracownik zasięgnął porady swojego przełożonego, głównego radcy prawnego lub innej kompetentnej osoby w firmie. 

Pracownikom nie wolno wykorzystywać swojego stanowiska służbowego, wyposażenia firmy, materiałów eksploatacyjnych lub jej placówek do realizowania aktywności poza firmą. Nie wolno im także postępować w sposób sugerujący, że firma sponsoruje lub wspiera taką działalność, jeśli nie uzyskali pisemnego zatwierdzenia głównego radcy prawnego lub innej kompetentnej osoby.

Pracownicy chcący ubiegać się o wybór lub nominację na urząd publiczny muszą powiadomić o tym swojego przełożonego i głównego radcę prawnego, aby wyjaśnić pozycję firmy w przypadku pomyślnego wyniku wyborów lub uzyskania nominacji. Uzyskanie pisemnej zgody jest wymagane.

Darowizny na cele polityczne

Przepisy prawa federalnego i stanowego w Stanach Zjednoczonych mogą zabraniać korporacjom dokonywania pewnych rodzajów darowizn na cele polityczne. Nie wolno dokonywać żadnych bezpośrednich ani pośrednich darowizn na cele polityczne (w tym przy użyciu mienia, wyposażenia, funduszy lub innych aktywów firmy) w imieniu firmy lub z wykorzystaniem jej funduszy bez uzyskania pisemnego poświadczenia głównego radcy prawnego, że taka darowizna jest zgodna z obowiązującym prawem. Dodatkowe wskazówki na temat lobbingu i darowizn na cele polityczne można znaleźć w zasadach przeciwdziałania łapownictwu i korupcji..

Sprawozdawczość w spółkach notowanych na giełdzie; Księgi i dokumentacja; Kontrole wewnętrzne

Oczekujemy od pracowników wspierania wysiłków firmy mających na celu udzielanie pełnych i rzetelnych informacji o uzyskiwanych wynikach oraz kondycji finansowej firmy zgodnie ze stosownymi zasadami rachunkowości, przepisami prawa, regulaminami i regulacjami oraz składania pełnych, rzetelnych, terminowych i zrozumiałych okresowych sprawozdań wymaganych przez amerykańską Komisję Giełd i Papierów Wartościowych (SEC) oraz w ramach innej komunikacji publicznej, w tym komunikacji z inwestorami, kredytodawcami, analitykami giełdowymi, agencjami ratingowymi, organami nadzorczymi oraz mediami. 

Nasze sprawozdania finansowe oraz księgi i dokumentacja, na której się opierają, muszą rzetelnie odzwierciedlać wszystkie transakcje korporacyjne oraz być zgodne ze wszelkimi wymogami prawnymi i księgowymi, a także naszym systemem kontroli wewnętrznych. Wszelkie błędne przypisania transakcji do kont, działów lub okresów rozliczeniowych są uważane za niedopuszczalne. Wszelkie dokumenty muszą rzetelnie, dokładnie i należytym poziomem szczegółowości odzwierciedlać stan aktywów, zobowiązań, przychodów i wydatków firmy. Pracownicy są zobowiązani zawsze: zachowywać zgodność z systemem wewnętrznych kontroli księgowych firmy; terminowo i dokładnie rejestrować wszelkie dane (w tym dane niezbędne do określenia wysokości wynagrodzenia, łącznie z czasem pracy i nadgodzinami, oraz zestawienia poniesionych wydatków podlegających zwrotowi); przechowywać dokumentację zgodnie z zasadami przechowywania dokumentów obowiązującymi w firmie. Każdy z nas ma obowiązek zgłaszania wszelkich niedokładnych, niekompletnych lub fałszywych zapisów, o których uzyska informacje.

Podsumowując, wszyscy pracownicy, a zwłaszcza dyrektor generalny, dyrektor ds. finansowych, dyrektor ds. księgowych i wyznaczone przez nich osoby („osoby na wyższych stanowiskach kierowniczych ds. finansowych”), mają obowiązek dopilnować, aby dokumenty księgowe firmy nie zawierały fałszywych lub mylących zapisów. Osoby na wyższych stanowiskach kierowniczych ds. finansowych mają dodatkowo obowiązek dopilnowania, aby sprawozdania i dokumenty składane w amerykańskiej Komisji Giełd i Papierów Wartościowych były pełne, rzetelne, terminowe i zrozumiałe. Poza obowiązkami dotyczącymi sprawozdawczości opisanymi w innych punktach niniejszego kodeksu osoby na wyższych stanowiskach kierowniczych ds. finansowych są zobowiązane niezwłocznie zgłaszać komisji audytowej wszelkie znane im lub podejrzewane istotne naruszenia kodeksu.

W pełni stosujemy się do żądań naszych audytorów wewnętrznych i zewnętrznych, dostarczając im najdokładniejszych i najbardziej aktualnych informacji. Wszelkie działania mające na celu wprowadzenie w błąd niezależnych audytorów lub członków wewnętrznego zespołu audytowego bądź wywieranie na nich nacisków mogą skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i są surowo zabronione.

Globalne zasady, oświadczenia i szkolenia

Firma Kelly opracowała i wdrożyła szereg zasad regulujących różne obszary postępowania i administracji. 
Firma Kelly opracowała i wdrożyła szereg zasad regulujących różne obszary postępowania i administracji. Poniżej znajduje się lista globalnych zasad i oświadczeń, z którymi pracownicy powinni być zaznajomieni i których powinni przestrzegać. Poniżej można również znaleźć łącza do zasad opublikowanych w witrynie internetowej naszej firmy:

Nieprzestrzeganie zasad Procedury zapewnienia zgodności

Nieprzestrzeganie przepisów prawa, regulaminów lub regulacji dotyczących działalności firmy, niniejszego kodeksu lub zasad obowiązujących w firmie przez członka zarządu, dyrektora lub pracownika będzie skutkowało podjęciem działań naprawczych, łącznie z rozwiązaniem stosunku pracy lub kontraktu. Zgłoszenia dotyczące potwierdzonych lub podejrzewanych naruszeń będą niezwłocznie badane przed odpowiednią jednostkę organizacyjną, w tym m.in. dział audytów, dział kadr lub dział prawny. 
 

Kontakt

Program zgłaszania naruszeń kodeksu postępowania i etyki w biznesie firmy Kelly Services

877-978-0049

https://www.integrity-helpline.com/kellyservices.jsp

lub w Europie: 
https://kellyserviceseu.alertline.com/gcs/welcome

Sara Hennig, wiceprezes ds. audytów wewnętrznych

248-244-4825

Sara.Hennig@kellyservices.com

Vanessa Williams, starsza wiceprezes i główny radca prawny

248-963-5561

vanessa.williams@kellyservices.com

Jim Polehna, starszy wiceprezes, sekretarz zarządu ds. relacji z inwestorami

248-244-4586

polehjm@kellyservices.com

Amy Bouque, starsza wiceprezes i dyrektor ds. kadr

248-744-3606

amy.bouque@kellyservices.com

 

Tekst poprawiony i przyjęty przez zarząd 5 sierpnia 2020 r.


Instrukcje dotyczące zgłoszeń telefonicznych
1.    Dzwoń z telefonu stacjonarnego obsługującego połączenia międzynarodowe (nie z telefonu komórkowego).
2.    W poniższej tabeli znajdź bezpośredni numer dostępowy dla kraju, z którego dzwonisz.
3.    Wybierz odpowiedni bezpośredni numer dostępowy.
4.    Po usłyszeniu polecenia wybierz numer infolinii (877 978 0049).
5.    Po uzyskaniu połączenia z linią pomocy postępuj zgodnie z poleceniami, aby skontaktować się z pracownikiem infolinii.

Kelly Services, Inc.

KRAJ

BEZPOŚREDNI NUMER DOSTĘPOWY

NUMER INFOLINII

Australia (Optus) 

1-800-551-155 

877-978-0049

Australia (Telstra) 

1-800-881-011

877-978-0049

Austria / Österreich

0800-200-288 

877-978-0049

Belgium / België

0-800-100-10 

877-978-0049

Brazil / Brasil

0800 890 0288 or 0800-8888-288 

877-978-0049

China / 中国

108-888 (Beijing) or 108-11 (rest of China)

877-978-0049

Canada

N/A

877-978-0049

Denmark / Danmark

8001-0010 

877-978-0049

France

0800-99-0011 or 0805-701-288 

877-978-0049

Germany / Deutschland

0-800-2255-288 

877-978-0049

Hong Kong / 香港

800-96-1111 (HK Telephone) or 800-93-2266 (New World Telephone)

877-978-0049

Hungary / Magyarország

06 800-01111 

877-978-0049

India / भारत

000-117 

877-978-0049

Indonesia / Republik Indonesia

001-801-10 

877-978-0049

Italy / Italia

800-172-444 

877-978-0049

Japan / 日本/ Nihon

00 539-111 (KDDI); 0034-811-001 (NTT); 00-663-5111 (Softbank)

877-978-0049

Luxembourg

800 2 0111 

877-978-0049

Malaysia / مليسيا

1-800-80-0011 

877-978-0049

Mexico / México

01-800-288-2872 

877-978-0049

Netherlands (Holland) / Nederland

0800-022-9111 

877-978-0049

New Zealand 

000-911 

877-978-0049

Norway / Norge

800-190-11 

877-978-0049

Poland / Polska

0-0-800-111-1111 

877-978-0049

Portugal

800-800-128 

877-978-0049

Puerto Rico

N/A

877-978-0049

Russia / Россия

363-2400 (Moscow); 8^495-363-2400 (outside Moscow); 363-2400 (St. Petersburg); 8^812-363-2400 (outside St. Petersburg)

877-978-0049

Singapore / 新加坡 / Singapuraf

800-0111-111 (Sing Tel) or 80-0001-0001 (StarHub)

877-978-0049

Spain / España

900-99-00-11 

877-978-0049

Sweden / Sverige

020-799-111 

877-978-0049

Switzerland / Suisse

0-800-890011 

877-978-0049

Thailand / ประเทศไทย

1-800-0001-33 or 001-999-111-11 

877-978-0049

United States

N/A

877-978-0049